Jour 1 : votre manager vous fait faire le tour du service, vous parle un peu de la boite et, « ah désolé, mais là je dois filer en réunion ». Jour 2 : vous trouvez un peu de temps pour parler ensemble de votre mission. Jour 3 : il est en déplacement. Jour 4 : vous n’osez pas le déranger ; quand vous le croisez, il vous demande : « tout va bien ? » « oui oui tout va bien !». Tellement bien que jour 5, vous prenez des initiatives, pensant que c’est ce qu’il attend de vous et jour 6, oups, première boulette, ce n’est pas ce qu’il attendait « vous auriez du m’en parler avant ». Jour 7, vous vous trouvez nul. Jour 8, vous le trouvez nul, après tout il aurait du être plus présent, ne pas vous lâcher comme ça.

Bref, c’est mal parti…

Les 4 points à clarifier

Pour éviter d’en arriver là, il y a 4 points qu’il est important de clarifier dès le départ. Il y en a surement que vous aurez évoqué ici et là, notamment lors des entretiens de recrutement ; ces points figurent peut-être même dans l’annonce à laquelle vous avez répondu. Prenez quand même le temps de vérifier que ces 4 points sont bien au clair pour vous dès le début de votre mission. Cela vous facilitera vraiment la vie et vous évitera de partir dans de mauvaises directions.

1/ Que voulons-nous réaliser ensemble ?

Vous êtes à ce poste ou dans ce stage pour une raison précise. Cherchez à savoir laquelle ! Quels sont les objectifs de votre mission ? A quoi va-t-elle servir ? Quel est le résultat attendu ? Que s’attend-on à voir changer à la fin de la mission ou d’ici 6 mois ?

Votre but : savoir ce qu’on attend de vous. A la fin de la discussion, vous connaissez l’objectif de votre mission ou poste, vous savez, sur le thème qui vous concerne, où l’entreprise en est aujourd’hui et où elle souhaite être demain.
Par exemple, vous êtes en charge des relations presse et votre objectif est d’augmenter de 10% le nombre d’actions presse.

A noter qu’un objectif peut être qualitatif ou quantitatif. Il peut également y avoir plusieurs objectifs, parce qu’il y a plusieurs projets par exemple, ou parce qu’il y a un objectif principal et des objectifs intermédiaires.

2/ Comment saurons-nous si l’objectif a été atteint ?

Ce point est lié au paragraphe précédent : une fois l’objectif connu, il s’agit de définir le moyen de mesurer l’atteinte de cet objectif. La question à poser à votre manager est par exemple : comment saura-t-on si l’objectif a été atteint ? Que va-t-on observer ?

Votre but : savoir précisément comment votre action sera évaluée.
C’est assez simple sur des objectifs quantitatifs, quoiqu’il faut vérifier qu’on est d’accord sur l’unité de mesure, et si l’outil de mesure existe. Sur l’exemple précédent, augmenter de 10% le nombre d’actions presse, il est important de définir ce qu’on entend par action presse : envoi de communiqués de presse ? organisations d’interviews ? contact avec un journaliste ? Et d’autre part, les actions précédentes ont-elles déjà été répertoriées et comptées ? Sur les objectifs qualitatifs, cherchez à savoir si votre objectif va être mesuré via des questionnaires de satisfaction, via des entretiens etc.

Si vous n’y parvenez pas, c’est peut-être parce que l’objectif est flou, ou qu’il faut des objectifs intermédiaires. Exemple : être leader sur la marche des vis et écrous, ça veut dire quoi ? Etre leader en part de marché ? Leader en innovation ? Dans le premier cas on regardera les ventes par rapport à celles des concurrents, dans l’autre on regardera par exemple le nombre de nouveaux produits lancés ou de brevets déposés.

3/ Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour réaliser nos objectifs ?

En résumé : qu’est-ce qu’on fait pour atteindre cet objectif ? comment on s’y prend ? Vous avez sûrement plusieurs missions déja définies dans votre poste qui vont vous permettre d’atteindre votre ou vos objectifs. Ou peut-être avez vous totalement carte blanche.

Votre but : savoir comment on vous demande de parvenir à l’objectif pour pouvoir le transformer en plan d’action.

4/ Quelles sont les responsabilités de chacun ?

Oui, de chacun, car cela peut vous paraitre bizarre mais votre manager a des responsabilités envers vous : vous former, vous aider à progresser, … A quoi s’engage-t-il ? et de quelle manière ? Comment allez-vous fonctionner ensemble ? Quel degré d’autonomie attend-il de vous ? Quelles décisions puis-je prendre sans lui ? Il est essentiel d’établir clairement les règles de fonctionnement avec votre manager, surtout si c’est votre premier job. Quand est-ce que je le mets en copie des mails ? Quand puis-je lui parler : est-ce que je peux entrer dans son bureau à n’importe quel moment ou préfère-t-il caler un petit rendez-vous ? Quelle est la fréquence de vos points ?

Votre but : savoir quels sont les rôles et les responsabilités de chacun. Par exemple, je sais que toute communication auprès de la presse doit en amont être validée par mon manager, qu’il souhaite que je propose de nouveaux thèmes de communication et que nous en discuterons ensemble, que nous aurons au départ un point hebdomadaire pour que je lui fasse part de l’avancement de mon travail, de mes questions etc

Et qu’est-ce que tout cela va m’apporter ?

-de la tranquillité d’esprit : en clarifiant ces 4 points vous définissez un cadre de travail, et avoir un cadre permet d’être plus serein car on sait exactement jusqu’où on peut aller
-de la sécurité interne : au travers de ces discussions, vous rendez un maximum de choses explicites, vous levez les malentendus, et cela vous protège des mauvaises surprises lors de votre évaluation annuelle par exemple.
-cela vous met dans l’action. Avoir un objectif précis crée une tension qui vous met en mouvement vers la résolution de cet objectif. De plus, vous ne perdez pas de temps à deviner ce que l’on attend de vous puisque vous le savez !
-cela garde votre motivation intacte: vous êtes stimulé par une mission claire, vous savez où vous aller, vous savez qui fait quoi, vous savez à quoi votre mission va servir, bref vous donnez du sens à votre action.

OK, vous êtes convaincu, mais vous vous dites ce n’est pas si simple, mon manager ne va-t-il pas me trouver rigide, procédurier ?
Si votre manager n’est pas habitué à clarifier les choses cela peut le surprendre, à vous de doser : il s’agit de le faire finement, ce n’est pas un interrogatoire de police,  et au fil de l’eau, pour ne pas le brusquer.
N’oubliez pas que cela montre votre motivation pour le poste, votre capacité à vous prendre en main, à agir, à vous organiser.
Enfin, il ne s’agit pas de graver cela dans le marbre : au fur et à mesure, les fonctionnements peuvent s’assouplir : vous n’aurez plus besoin de voir votre manager une fois par semaine, il n’aura peut-être plus besoin de tout valider etc; vos objectifs peuvent également être réévalués, ou vous pouvez en avoir de nouveau. Bref le cadre peut s’assouplir.

A vous de jouer maintenant !